Composición

Para asesorar al Secretario en el manejo y difusión de la información y brindar apoyo a los componentes programáticos de la Agencia, en aspectos relacionados con las comunicaciones, así como atender los pedidos diarios de la prensa, existe la oficina de Prensa y Comunicaciones del Departamento de Recursos Naturales y Ambientales (DRNA).

La Ayudante Principal de Prensa desarrolla las estrategias y los planes de comunicaciones, mantiene contacto con la Oficina Central de Comunicaciones y otras similares en las agencias gubernamentales, además de atender otros proyectos especiales designados por el Secretario.

Mientras que la Ayudante de Prensa se dedica mayormente a atender las noticias del día, coordinar entrevistas, recopilar información y asistir en la organización de actividades y conferencias de prensa, entre otras tareas.

Monitoreo de medios

La oficina de Prensa y Comunicaciones monitorea diariamente los medios de prensa escrita, radio, televisión e Internet. Se hace una recopilación de los recortes de prensa, muy especialmente aquéllos a los que hay que brindar una respuesta inmediata. Se archivan todas las cartas publicadas en los periódicos relacionadas a la labor que realiza el DRNA. Estas cartas son contestadas al periódico a la mayor brevedad posible.

También la oficina se mantiene al tanto de las informaciones que son difundidas en las noticias radiales y televisivas para reaccionar de ser necesario.

Trabajo diario

La oficina de Prensa y Comunicaciones atiende diariamente periodistas y comunicadores de toda la Isla, incluso de otros países, y mantiene contacto directo con:

• Prensa escrita (inglés y español) - diarios, periódicos regionales, revistas generales y especializadas, entre otros.

• Radio - noticiarios, programas de entrevistas y de análisis

• Televisión - noticiarios, programas de entrevistas, entre otros

• Internet - páginas de noticias y especializadas en temas ambientales

Estos medios son atendidos por el personal de la oficina suministrándoles la información que necesitan, contestándoles sus preguntas y proveyéndoles recursos para entrevista. En la mayoría de los casos los recursos son el Secretario, el Subsecretario, técnicos o peritos del Departamento (dependiendo del tema) o las portavoces autorizadas por el Secretario, en este caso la Oficial de Prensa o la Directora de la Oficina.

Manejo de crisis

En ocasiones se suscitan eventos extraordinarios relacionados con la agencia, donde se involucran la integridad de los recursos naturales, la vida de seres humanos o algún otro aspecto relacionado con la agencia a nivel administrativo o adjudicación. Es aquí cuando la oficina de Prensa y Comunicaciones actúa de forma rápida y a la vez cautelosa para brindar la información correcta y aclarar las dudas de los periodistas.

En estos casos, de ser necesario, se envía un comunicado de prensa a los medios, para que puedan publicar también la versión de la agencia y/o se convoca a una conferencia de prensa con el Secretario.

Comunicados de prensa

Ésta es una de las herramientas más utilizadas por la oficina. Se utilizan para anunciar: nuevos proyectos e inversiones, adquisiciones, adjudicaciones, declaraciones, actividades, eventos educativos, logros, entre otros. Los comunicados de prensa son redactados por algún oficial de la oficina de Prensa y Comunicaciones y aprobados por el Secretario, antes de enviarlos a los medios de información. En ocasiones, el propio jefe de la agencia se involucra en la redacción del comunicado en conjunto con sus ayudantes.

Los comunicados de prensa incluyen información corroborada y veraz y siempre deben tener el emblema de la agencia y el nombre, los teléfonos y las personas contactos para la prensa.

Conferencias de prensa

Cuando el Departamento desea anunciar un nuevo proyecto, la aprobación de algún reglamento o declararse oficialmente sobre un evento, la oficina de Prensa y Comunicaciones convoca a todos los medios a una conferencia de prensa. Allí participa el Secretario, y algún designado por él, para informar a la prensa y contestar preguntas. También en las conferencias de prensa se distribuye, la mayoría de las veces, un comunicado de prensa con la información más detallada. Se puede ayudar a ilustrar la información con un medio audiovisual, como las presentaciones en Power Point con fotos y diagramas.

Campañas de medios

El Departamento tiene un sinnúmero de proyectos y programas que merecen ser difundidos. La agencia tiene proyectos de recuperación de especies, programas de reforestación, realiza millonarias inversiones en proyectos de control de inundaciones y limpieza de cuerpos de agua, adquiere terrenos de valor natural o forestal, entre otros, que son importantes para la ciudadanía por lo que no deben pasar desapercibidos. En ocasiones, el enviar un comunicado de prensa o conceder una entrevista no son medios suficientes para dar a conocer estos aspectos, por lo que la campaña de medios es la mejor alternativa.

En este caso, se llama a todos los medios, se convoca y se invita a algún recorrido por algún área especial, se envían comunicados de prensa consecutivamente y se les da seguimiento diario. Estas tareas buscan educar y concienciar a las personas sobre la importancia de proteger y conservar los recursos naturales y ambientales.

Aparte de esto, el DRNA publica con frecuencia avisos públicos en periódicos de mayor circulación, informando al público sobre la celebración de vistas públicas, la adopción de nuevos reglamentos u órdenes administrativas del Secretario, o la puesta en vigor de alguna veda de pesca o regulación de cacería.

Cartas

La oficina de Prensa y Comunicaciones también está a cargo de responder cualquier carta que salga publicada en los periódicos. Éstas son contestadas a la mayor brevedad posible y firmadas por el Secretario o algún funcionario de la agencia autorizado para que el lector pueda aclarar sus dudas e informarse sobre la acción que realizó el Departamento sobre dicho asunto.